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2013年6月8日 星期六

你的商業知識都是錯的》為什麼我總是沒時間?

時間管理是一個規模龐大的產業書籍、課程、研討會、電腦軟體、應用程式,以及各式各樣精緻筆記本及時間表。時間管理的重要,相信大家都明白,時間是人生最珍貴的資源,愈能將時間花在有意義、生產力高的事情上,愈能達到事半功倍的效果,進而提高收入,創造更幸福的人生。對於時間管理有許多大師寫了許多方法,讓我們能處理瞎忙或時間不夠的問題。

一、杜拉克式時間管理法《杜拉克談高效能的5個習慣》
杜拉克將時間管理的基本,整理成簡明的三個步驟:記錄並分析時間、管理時間、整合時間。時間管理的第一步是記錄並分析自己使用時間的方法。其次是將自己的活動分類,釐清必要與非必要的活動。最後再將能自由使用的時間整合成較大的時間單位。要特別注意的是,這種時間管理的手法,不僅以管理學習時間為前提,還包括工作等自己擁有的所有時間。確保學習時間的動機,源自一般上班族想利用工作以外多出的時間。為此,正規的工作須有效率地進行。「記錄分析→管理→整合」三步驟須置於一般的工作中予以檢證,從中抽取的時間即可作為學習之用。

二、柯維式時間管理法《與成功有約》
有效個人管理的四個步驟:
確定角色:確定你認為重要的角色;
選擇目標:分別為每個角色確定未來一周要達成的目標;
安排進度:為這些目標確定完成時間;
逐日調整:每日清晨依據行事曆,安排一天做事的順序。

時間四象限:重要/不重要;緊急/不緊急。依先後順序來安排自己的生活。

第二象限/重要但不緊急的事
第一象限/重要又緊急的事
長期的規劃
問題的發掘與預防
參加學習活動(閱讀)
建立人際關係          
運動
要在期限內完成的工作、
會議、計畫
住院開刀
明天的考試

第三象限/緊急但不重要的事
第四象限/不緊急也不重要的事
電話
會議
突來訪客
某些信件和報告
閱讀令人上癮的無聊小說
毫無內容的電視節目
辦公室聊八卦


四個象限的具體說明:
1、第一象限是重要又緊急的事。
舉例:要在期限內完成的工作、會議、計畫、住院開刀、明天的考試等等。
人生在世,無法避免。危機處理專家或有截稿壓力的文字工作者,更是經常落在第一象限。如果只專注於這象限的事情,終有被問題淹沒的一天。第一象限的本質是缺乏有效的工作計劃,導致「重要但不緊急」第二象限的事情轉變過來的,這也是傳統思維狀態下的管理者的通常狀況,就是「忙」。而常在處理第一象限的逃避之道,便是做些無關緊要的活動(第四象限),至於重要而不緊急的事便被拋諸腦後。

2、第二象限是重要但不緊急的事。
舉例:主要是與生活品質有關,包括長期的規劃、問題的發掘與預防、參加學習活動、建立人際關係、閱讀、運動、向上級提出問題處理的建議等等事項。
人人都知道這些事很重要,卻因尚未迫在眉睫,反而避重就輕。然而,多投入一些時間在第二象限的事有利於提高實踐能力,縮小第一象限的範圍。做好事先的規劃、準備與預防措施,很多急事將無從產生。這個領域的事情不會對我們造成催促力量,所以必須主動去做,這是發揮個人領導力的領域。真正有效能的人,急所當急、不輕易放過機會並防患未然。儘管也有燃眉之急,但總設法降到最低。
  
3、第三象限是緊急但不重要的事。
舉例:電話、會議、突來訪客、某些信件和報告、必要而不重要的問題都屬於這一類。
表面看似第一象限,因為時間緊急會讓我們產生「這件事很重要」的錯覺實際上,緊急的事往往對別人而非對自己很重要,如不速之客或是電話。我們花很多時間在這個裡面打轉,自以為是在第一象限,其實不過是在滿足別人的期望與標準。
  
4、第四象限屬於不緊急也不重要的事。
舉例:閱讀令人上癮的無聊小說、毫無內容的電視節目、辦公室聊八卦、浪費時間的事等。不值得花半點時間在第四象限。但我們往往在一、三象限來回奔走,忙得焦頭爛額,容易花時間在第四象限來做為逃避。這部分範圍倒不見得都是休閒活動,因為真正有創造意義的休閒活動是很有價值的。第四象限的休息不但不是為了走更長的路,反而是對實際上解決問題沒有幫助。剛開始可能有轉移注意力,到後來會發現其實是很空虛的。

只重視第三、四象限的人,擁有的並非有意義、負責任的人生。懂得捨棄這兩類無關急要之事,對第一象限也要儘量節制,以投注更多時間於重要但眼前尚不緊急的事(第二象限),才是個人管理之鑰。

三、勝間和代時間管理法《25歲前一定要學會的拒絕力》
1、不惜在各方面投資自己:在工具、體能、變化、知識、方法等5個層面投資自己。由於人都有惰性,因此建立能夠持續的「架構」,以及能夠深刻感受到投資自己之後的回報,將是投資自己的關鍵。

2、經常計算「每小時的成果」:先計算自己的時薪,接下來比較市面上各種服務每小時的價格(例如彩繪指甲費用、保母費、律師諮詢費),以此來研判自己應該投資什麼服務才合理,以及是否應該投資某項服務。如果你的時薪高於某項服務(例如你的時薪是500元,彩繪指甲費用每小時為400元)每小時的價格,那麼你就可以花錢投資在該項服務,並且將因此而節省或創造的時間,花在更有意義的地方。

3、不當濫好人:擅長時間管理的人,沒有一個是「濫好人」,因為無法拒絕別人的濫好人,除了平白被他人利用之外,也在浪費自己寶貴的時間。因此,每當你無法清楚判斷或計算自己花在某件事情上的時間,究竟能夠獲取多少報酬時,就要有勇氣拒絕別人。此外,不要總是配合別人,造成自己的時間表失控。例如,與人相約見面時,就可主動向對方提出「如果是在這個時間、地點見面,我就沒問題(時間、地點利於自己)」,藉以省下為了配合對方、而花在交通上的時間。

4、優先處理有興趣、能賺錢且擅長的事:將「不當濫好人」省下的時間,優先投資在「有興趣、能賺錢且擅長」的事情上。做自己有興趣的事,就能毫不猶豫地完成,順利取得應有的報酬,進而累積財富。若能再利用這筆積蓄進行投資,便可省下更多時間,形成一種良性循環。

5、訂定寬鬆的時間表:行程之間要留下空檔,以免因為低估了某項工作所需的處理時間,而發生應變不及的突發狀況。如果工作順利完成,真的多出空檔,則可以利用筆記型電腦處理工作,或是準備下個行程所需的資料,不必擔心閒著沒事做。

然而,這麼多的時間管理法,結論很明顯,還是沒有真正解決我們時間不夠的問題,對吧?

時間濫用的真正原因《你的商業知識都是錯的》
為什麼說「不」那麼困難?任何在組織中工作過的人都知道,一天上班8個小時,可能有20%的時間(甚至更多)是用在與別人閒聊、分心上網、發呆時間渡過。每個人都有一套不做他們不想做的事的理由,甚至不顧老闆希望他們做。推拖延遲、推洩責任、消極抵抗、裝胡塗、裝忙、為別的事分心和誤導方向,各種技巧都出籠。任何管理過別人的人都知道,人想做的事就會想辦法達成,不管你要不要他們做。

為什麼有這麼多非理性的行為?從心理學切入,這個問題就會變得簡單。時間管理大師建議我們把工作分成重要與不重要、緊急與不緊急。然後,把努力專注在重要的工作上,尤其要特別做那些重要但不緊急的事。然而,這是在我們用理性來思考時的思維。忘掉理性、結果導向,從心理學人的行為切入,時間管理呈現出來的是:我們都盡可能多花時間在舒適區內。

舒適區活動包括:
我真正擅長的事(即使它們無關緊要)
我過去做過讓我成功,很有成就感的事(即使它們不會讓我現在的新工作成功)
沒有情緒負擔的事(技術性的程式,不太需要花力氣等事務)
不很重要的事
任何不必讓我傷腦筋做「非舒適區」工作的事

非舒適區活動包含:
具有高度不確定性及隱藏著不安的情緒的事(例如:思考未來)
牽涉人際衝突的事(處理團隊裡績效不佳的成員、處理人與人之間的過結)
新挑戰,也就是未曾做過的事(因為首次嘗試做得可能不順手)
如果出差錯有很嚴重後果的事(重要決定或重大計畫)

基本上時間濫用是管理焦慮的方法之一,我們把大部份的時間花在不會引發焦慮的活動,甚至利用舒適的活動當做逃避做較不舒適活動的方法。

時間管理的真正關鍵
1、與科技無關。雖然克服問題,軟體能幫得上忙。
2、與技巧無關。要分辨緊急與重要的事並不難,或列出待辦事項也很容易,最大的挑戰是知行何一,做你知道要做的事。
3、重點不在了解優先順序,我們用心看,會知道什麼是優先。

時間管理真正的關鍵是管理焦慮,以便看清楚你試圖忽略的事,並且做你知道該做的事。那麼,該如何管理焦慮?

戒除焦慮的四個步驟《焦慮,是戒得掉的》
1.暫停,並重新貼標籤
當你引發焦慮的第一個想法(負面想法)出現的時候,不要把它當成事實。這時也不需強迫自己「正面思考」,只要「不負面思考」就好!如此迅速阻斷進入焦慮情緒的引爆點。

2.挑出真正的問題
你的偵察系統發出危險訊息,必定有幾分真實性,雖然可能不如你的第一想法那麼糟,但是事情可能有其挑戰性或棘手之處,與其一心一意認定「整個都毀了」,不如細看情況,到底真正的問題出在哪裡?或者最大的困難點在哪裡?

3.找到最佳作法
不要認定事情一定是怎麼樣,或者事情一定怎能怎麼樣?保持彈性,想想其他可能性,把自己從「萬一……怎麼辦?」的恐怖情境,轉換成「如果……會怎麼樣?」找到希望的光芒。

4.展開行動
除了在想法上做些轉念,現在你需要做出一個能夠讓你困住的大腦轉變想法的作為。從簡單的,隨手可以做到的小事開始……

忙碌就像抽菸一樣讓人上癮,是一種慢性心理自殺;大腦超載的現象已是現代社會每個人都會面臨的問題,也可說是文化誘導的注意力缺失症。但你也可以把「忙瘋了」當成機會。只要適當運作時間,就能成為獨創性與靈感的來源。因此,當你深入了解內心所需,主導時間的分配,忙碌的動力就可以轉化為優點。