以「時間管理矩陣」來探討急事對要事的關係。矩陣中將日常活動分成四個象限，裡面涵蓋時間安排的方式。時間管理矩陣最大的功能，在於讓我們了解時間的安排如何受到急迫性與重要性的左右，讓我們看清楚自己為什麼把大部份時間花在某些地方。
第一象限：重要且緊急
急迫又重要的事。如：準時完成工作、生病、住院開刀、接送小孩、要在期限內完成的計畫、會議(你是計畫負責人或會議主持人)等，這是考驗我們的經驗與判斷力的時刻。不過，很多重要的事都是因為一再拖延或事前準備不周，而變成迫在眉睫。
第二象限：重要但不緊急
重要但不緊急的事，主要與生活品質有關。所謂重要的事是指真正有助於達成人生目標，讓生命豐富、更有意義的事，但這些事多半都不是那麼急迫。包括長期的規劃、透過閱讀與專業學習自我充實、思索如何幫助陷於困頓的子女、多花時間經營重要的關係、養生等。荒廢這個領將使第一象限擴大，使我們陷入更大的壓力與危機中，疲於應付。反之，多投注一些時間在這個領域有助於提升實踐能力，縮小第一象限的範圍。做好事先的規劃、準備與預防，很多急事將無從產生。這個部份的事情不會催促我們，所以必須主動去做。
第三象限：緊急但不重要
看似第一象限，涵蓋的是緊急但不重要的事。緊急的呼聲會讓人產生「這件事很重要」的錯覺—實際上就算重要也只是對別人而言。電話、不重要的會議、突來的訪客都屬於這類。我們花很多時間在這個範圍打轉，自以為是在第一象限，其實不過是在滿足別人的期望與標準。
第四象限：不重要且不緊急
屬於不緊急又不重要的事，簡而言之就是在浪費生命，所以根本不值得花半點時間在這個象限。但我們往往在一、三象限來回奔走，忙得焦頭爛額，不得不「逃避」到第四象限，療養一番再出發。像過度觀看毫無內容的電視節目或在辦公室偷閒瞎掰、打電動等，都是在浪費生命。這樣的休息不但不是為了走更長的路，反而是對身心的毀損。剛開始也許有點轉移注意力，到後來會發現其實很空虛。
觀察發現多數人花在第一、三象限的時間最多。《急事的奴隸》提及「重要的事通常不需要在今天或這個星期完成，但急事卻非得立刻行動不可。急事的迫切性總讓人覺得非常重要而無法耽擱，從而一步步耗損我們的精力。然而，如果從時間的架構來看，這種似是而非的重要性便會逐漸消失，於是我們悵然憶起有多少重要事情被擱在一旁，警覺時自己已成為急事的奴隸。」
當問大家，你「知道」在哪一方面如果持續有優異的表現，對個人生活、專業或工作有積極的意義？絕大多數的答案分成七類：改善人際關係、改善事先準備工夫、做更周詳的規劃與安排、善待自己、抓住新的機會、充實自我、增進能力。這些都屬於第二象限，全都是重要的事，而且都需透過「學習」。
如果你的答案也屬於這幾項，為什麼不能身體力行？因為這些不是急事，並沒有迫在眉睫，讓你覺得非做不可。然而事實上，這些事才是你必須主動去做的。我們在生活中顯然同時受到急迫性與重要性二項因素所左右，實際上做任何決定時，如果你以急迫性為考量重點，問題便會產生。
若我們以重要性為主，生活便會落在第一、第二象限，而遠離第三、第四象限。而且，當我們投注更多時間在事先準備、預防、規劃和增進自我能力，自可減少許多耗費在第一象限的時間。
如何找出時間做第二象限的事？最理想的方法是從第三象限騰出時間。第一象限的事既緊急又重要，當然不得不做，而第四象限根本不該做。只有第三象限會騙倒我們，因此我們應學習從重要性來看待一切活動，才能一一找回在急迫性遮掩下失落的時間，重新運用在第二象限。所以我常說：「不是有時間才上課，而是上課了才會有時間； 不是有財富才上課，而是上課了才會有財富。」如果我們不能有意識地專注於重要的事，便等於無意識地浪費時間在不重要的事上。
以上部份摘自《與時間有約》
