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2013年3月4日 星期一

上班8小時,練習只做重要的事

真正有效的時間管理,不是在管理「時間」,而是學會管理「自己」!競爭激烈的社會,不管是公司遇缺不補,或個人愛「包工程」,很多人都沒辦法在朝九晚五的八小時內,把工作做完。這種時候,大多數人不是想辦法加快做事速度,要不然就是留下來加班,消化工作量。《疼痛才叫青春》《簡化時間》忙錄會使肉體虛耗,心靈怠惰,別忘了時常自我提醒 (三心二意很正常,重要的是你的選擇能夠說服自己) 工作狂常會選擇浮士德式的交易,出賣靈魂交換成就。工作狂必須放棄很多東西 (如:家人朋友嗜好),好似不在乎任何個人方面的滿足,但只要與工作有關的事情,就會全心投入。對工作狂而言,職場就是唯一宇宙

企業喜愛的「生產力流程法則」,包含六個步驟:
步驟1.每天一早決定該做哪些事
每天待辦事項超過十項,肯定有問題!
別再列「待辦事項」,改列「高效事項」(高貢獻報酬工作)
「不辦」事項(一直收信,看Facebook……)也要列出來鞭策自己不要做

步驟2. 把該做的事,排進行事曆
每天行事曆裡只針對以下三種事情排進度:
--公司例行事務:會議等等。
--自己職務例行事務:聯繫客戶等等。
--「高效清單」裡的工作。

步驟3. 專注工作,不分心
想辦法排除或管理兩種最主要的「阻礙」。
--外來的阻礙:同事來探詢或聊天,電話郵件不斷……
--自己的阻礙:負面情緒,過度社交……

步驟4. 快速處理隨時進來的訊息
--文件類:快速瀏覽,吸收訊息後分類歸檔或處理掉。
--e-mail:快速讀完,依照一定的標準,立刻決定該轉寄、回覆、存檔,還是刪掉。
--無論是文件還是email,都盡可能不要處理兩次以上。

步驟5. 終結鬼打牆的問題
解決人的問題:
--確保溝通要直接而確實
--讓事件的所有人都瞭解狀況
--遇到管太細的主管:試著調整自己,不然就向主管抗爭,或者乾脆離職

步驟6.做好你的能量管理
--不要過度工作,必須給自己足夠時間讓身心都能充電,第二天再戰。
--保持體能良好狀況:睡眠、運動、飲食均衡。
--保持心理健康:家庭生活、心靈成長……

盲目的忙碌不等於有效的產能,兩者不能混為一談。沒有人在乎你待在公司的時間有多長,或是完成了多少待辦事項。大家只會在乎你的工作能力,以及最後的成果。就如同《上班8小時,練習只做重要的事》副書名 (注:原文為Reduce Tasks, Increase Result, and Save 90 Minutes a Day)所寫的:「減少工作分量,增加工作成果,並且每天節省九十分鐘」,我們會把重點放在如何減少工作的分量,真正達到事半功倍的效果。希望讓你在工作和生活都能雙贏。

對你本身而言,不但工作成就顯著提升,也能與私人生活取得平衡。對你的上司來說,員工不會為了維持私人生活而輕易離開公司。只要員工的成就感和士氣大振,而公司的人員流動率也會跟著降低。所以,提高生產力對於員工和公司來說,是雙贏的局面!

想要減少工作量,首先就是要捨棄原本「衝衝衝」的觀念。現代人的生活步調很快,壓力又大,常把工作時間延長到每週六十、七十小時,甚至八十個小時。工作時間變長,生產力反而下降,這是必然的結果,人不可能在筋疲力竭時還能拚命工作,即使勉強自己硬著頭皮去做,疏忽之下只會造成更多錯誤,最後還要花更多時間去彌補。到最後,為了追上落後的進度,你只能竭力往前衝刺。對於大多數人來說,這也是個無法破除的惡性循環。

捫心自問:「我真的需要那麼長的工作時間嗎?我一定要拚了命才能把事情做完嗎?還是說,其實我做事不得法,沒有效率?」好好審視自己的工作習慣、執行流程還有進行方式,你就會發現產能低落的癥結所在。

《上班8小時,練習只做重要的事》一書完全顛覆傳統的時間管理法,這是因為傳統的方法已不符合現今的職場潮流。我念大學時是在一九八年代後期,當時我修了一門時間管理課。第一天上課時,老師就要大家制定一份日程表,工作內容和起始的時間都要寫出來。我寫了份鉅細靡遺的行程表,從幾點幾分到幾點幾分,要做哪些事情,安排得分毫不差。大致上我還能照著行程表走,但如果有突發事件,就會打亂我原本的安排,預定要完成的事項也全都泡了湯。

隨著時代的演變,傳真機、語音信箱、網路、e-mail、手持式裝置、應用程式(apps)以及各式各樣的科技產物紛紛出籠,生產力的定義也因此產生了巨變。換句話說,如果你想要事前安排一整天的工作行程,細分每分每秒該做的事情,那麼一天開始不到五分鐘,你的行程就已經爆滿了。

資訊過多讓事情也變得更多,生產效能不但下降,還會讓我們忙得不可開交。因為經濟衰退,我們的荷包變得消瘦、對人卻很刻薄。我們有更多期望,資源卻很少,越來越繁重的工作落在我們肩頭。結果就是待在辦公室的時間越來越長,私人的生活時間越來越短,和親人伴侶也漸行漸遠。

上班族每天都要面對從四面八方湧進來的大量資訊,他們雖然想要好好記錄分類這些資訊,卻都無所適從,也因此產生了極大的壓力。我們對外的聯絡方式更多了,聯絡人也多了,溝通的時間更快了,但是每天要做的事情變得更多。

如果你制定了一份「普通」的待辦清單,而且想要把清單上的事情全部做完,那意味著必須耗費數百小時工作時數。而且,你可能只是把時間花在「擬定計畫」還有「分門別類」上,卻都還沒有動手開始!現今資訊流通快速,制定一份冗長的待辦事項表只會浪費寶貴的時間,相反地,好好規畫自己的生活對你才有好處,系統化的工作方式可以幫助你分辨哪些才是值得去做的工作,把握時間,心無旁騖完成這些工作。

工作狂是最懶惰的,因為逃避去處理人生重要的事,便沈溺在忙碌中其實忙碌只是表面,懶惰才是真的。別當工作狂!工作狂不是英雄,他們沒有扭轉局面,只是耗盡時間。「真正的英雄已經離開辦公室」,因為他找到更快完成事情的方法。不是有時間才上課,而是上課了才會有時間!如同史蒂芬˙柯維(Stephen R. Covey)所提倡的:多做「重要的事」;而非「緊急的事」


以上部份摘自《上班8小時,練習只做重要的事》