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2012年1月20日 星期五

杜拉克談高效能的5個習慣

做事有效能是知識工作者的職責所在。無論在企業、醫院、政府單位、工會、大學或軍隊,大家賦予知識工作者最重要的期望,是把對的事情做好,也就是有效能。

高效能的知識工作者或管理者不一定是好的領導人。高效能人士無論在脾氣和能力上,或是所做的事情和做事方法上,都南轅北轍,個性、知識、興趣方面也各有千秋,他們大不相同。他們唯一的共同點是,有能力把對的事做好。

效能人士形形色色的人都有。有的外向,有的內向,有的還極度害羞。有的行事激進,有的循規蹈矩。有的胖,有的瘦。有的操心多慮,有人輕鬆自在。有的喜歡喝酒,有的滴酒不沾。有的具魅力又體貼,有的既無趣又冷漠。有的個人色彩濃厚,有的沒什麼特色,在人群中毫不起眼。有的學富五軍,有的幾近文盲。有的興趣廣泛,有的只知道自己領域的事,其他一概沒興趣。有的自我中心、自私自利,有的慷慨熱情、心胸開闊。所以,我們無法由類型、個性或才能來區分誰有效能。

效能人士之所以能展現高效能,是因為他們能遵循以下八種做法
1、他們會問:「需要完成的工作有哪些?」
2、他們會問:「對公司而言,什麼是對的事情?」
3、他們會發展出行動方案。
4、他們負起決策的責任。
5、他們負起溝通的責任。
6、他們聚焦於機會,而非問題上。
7、他們召開建設性的會議。
8、他們在思考時和言談間,想的和說的都是「我們」,而不是「我」。

頭兩項做法能提供他們所需知識,三至六項做法幫助他們把知識轉化為有效的行動。最後兩項做法確保組織上上下下都有責任感和有擔當

組織中的管理者會碰到四種無法掌控的現實
1、管理者的時間往往掌握在別人手上。
2、除非積極採取行動,改變現況,否則管理者會被迫不停地「處理事情」。
3、唯有當組織裡其他人利用管理者的貢獻時,他才算真的有成效。
4、管理者置身於組織內部。除非他設法掌握外界現實,否則會愈來愈向內看。

高效能的管理者必須養成五種高效能的習慣
1、高效能的管理者有系統地管理自己能掌控的有限時間。
2、高效能的管理者專注於對外界的貢獻,將所有的努力聚焦於成果上,而非工作上。
3、高效能的管理者善用人之所長。
4、高效能的管理者迫使自己設定優先順序,並堅持依照優先順序行事。
5、高效能的管理者做有效的決策。

然而,並非所有知識工作者都是高效能的人員。因為效能與智商、想像力、知識無關。他們無法體會到,見解犀利若沒有效能是談不上成就的;他們也不了解,唯有認真透過系統化的工作,才能把見解轉變成實質的效能。反過來說,在各組織都會有些效能極佳者,他們不理會周遭忙亂卻自以為創意十足的人,只是一步一腳印地苦幹實幹,終能像龜兔賽跑故事中的烏龜,率先抵達終點。

而效能是可以學習的,依照上述高效能的習慣,讓所做的任何事有效能。任何慣性作法容易學會,也輕易了解。但是,要把慣性作法練好,卻相當不易。慣性作法就要像學習九九乘法表一樣,需要不斷重複到厭煩,直到變成一種不經思索的條件反射,完全根深柢固於腦海中。就算才智平庸的人,也可以學習勝任慣性作法。高效能是一種修練,一種紀律,因此,可以學習,大家也必須學會。

以上內容部份摘自《杜拉克談高效能的5個習慣》